正直苦手…有給インターンって電話対応しないといけないの？
長期インターンとは
インターンとは
インターンシップとは、学生が企業などで実際に働いたり、訪問したりする職業体験のことです。
目的としては、実際の業務や働く環境の体験を通じて、業務内容や働くことの理解を深めます。
長期インターンと短期インターンの違い
種類は主に３点あります。
１点目は【1Dayインターン】期間：１日 内容：企業理解
２点目は【短期インターン】期間：数日～２週間 内容：企業から用意された課題に対してグループワークで取り組み、企業に対して調査報告を行なう
３点目は【長期インターン】期間：６カ月～数年 内容：実際に企業で就業経験を積み、社員と同じ働き方をする
長期インターンとアルバイトの違い
違いは主に３点あります。
１点目は【目的】インターンシップは、仕事の内容理解・適正理解を目的とし、自分の働きが企業から評価され、その働きに対してお金が支払われます。一方、アルバイトは、労働と時間の対価として収入を得ることが目的です。
２点目は【得られるスキル】アルバイトは、細かなルールやマニュアルが設けられ、責務のある仕事はすべて社員が請け負います。
一方で、インターンシップで求められている人材は「マニュアル通りに動く人材」ではなく、「自分の頭で考えて動ける」力を持った人です。
個の力をつけることで社会に通ずるスキルを身につけます。
３点目は【就職活動に有利】アルバイトは社員とバイトで任せられる責任が異なるため、社会人としての実務経験を積みにくいです。
一方、インターンシップは社員同様の働き方をするため、実務経験を積みやすいです。
そのため、インターンシップ経験者は働いたときの再現性や働く意欲が高いと見られ、内定に直結しやすい場合もあります。
【有給インターン 電話】そもそも有給インターンとは？
さまざまなインターンがある中で、有給インターンに興味を持っている人がいると思います。
今回は、有給インターンでの電話対応について解説していきます。
それでは、まず有給インターンがそもそもどんなインターンか見ていきましょう。
報酬を得ながら就業体験を行う学生向けの長期インターンシップ
有給インターンとは、報酬を得ながら、就業体験を行う学生向けのインターンを指します。
有給インターンでは、学生も社員と同様の仕事を任されます。
そして、仕事が労働とみなされるため、企業から報酬をもらうことができます。
【有給インターン 電話】インターン中に電話対応することはあるの？
さて、有給インターンではどんな仕事を行うのか気になりますよね。
どの企業でも行う仕事の一つに、電話対応があります。
ここからは、有給インターンで学生が電話対応をすることはあるのかについて解説していきます。
可能性としては大いにあり
結論ですが、有給インターンにおいて学生が電話対応をする可能性は大いにあります。
仕事内容や職種がさまざまなので、必ずしも電話対応をするとは限りませんが、社内外を含めて、電話がかかってくる場面は多いです。
そして、有給インターンでは、社員と同様の仕事を任されるため、電話対応も任される可能性が高いです。
社外の人と電話でやりとりする場合
有給インターンでの電話対応の中で、社外の人とやり取りをする場合を見ていきます。
想定されるケースとしては、代表にかかってくる電話を受ける場合と通常業務の中で社外の人に電話をかける場面です。
かかってくる電話を取る場合と、自分から電話をかける場合があることを理解しておきましょう。
電話を受け取る側、電話をかける側でおさえておくべきマナーが異なるため、後述のマナーを確認してみてください。
社内の人と電話でやりとりする場合
続いて、有給インターンでは、社内の人と電話でやり取りをする場合があります。
たとえば、ほかの部署へ連絡をする場合、同じ部署の社員に連絡を取る場合などです。
出先にいる社員に電話をかけることや、電話がかかってくることがあることを理解しておきましょう。
社外と社内の人では、電話でのマナーが異なりますので、後述のマナーとコツを確認してみてください。
【有給インターン 電話】社外の人との電話！おさえておきたいマナーとコツ
さて、有給インターンではどんな場面で電話対応が必要になるか理解できましたか。
社内と社外、どちらにおいても電話対応をするケースが考えられます。
そのため、ここからは有給インターンにおいて社外の人と電話をする時のマナーとコツを確認していきます。
代表電話や部署への電話を取り次ぐことが多い
第一に、社外の人との電話では、代表電話や部署へ電話を取り次ぐケースが多いです。
社外の人から、有給インターン生に直接連絡があることは少ないので、自分にかかってくる電話はあまりないと考えましょう。
そのため、社外の人からの電話を取った場合は、その電話を誰かに取り次ぐことを想定しましょう。
①相手の企業名と担当者名をメモする
誰かに電話を取り次ぐ場合には、まず相手の企業名と担当者名を聞く必要があります。
間違いのないように取り次ぐために、聞いた情報はメモしておきましょう。
また、聞き間違いが考えられるため、復唱することをおすすめします。
②要件は的確に伝えられるようにシンプルなメモで
次に、電話がかかってきた要件を確認しましょう。
誰かに取り次ぐ場合、どんな要件であるかによって急ぎかそうではないかが重要になります。
要件は的確に伝言できるように、シンプルで分かりやすいメモを取っておきましょう。
③相手が電話を切ってから切ろう
最後に、社外からの電話では、相手が電話を切るのを待ってから電話を切りましょう。
電話を切るタイミングが合わず、相手がまだ話すことがあるのに切ってしまっては失礼に当たります。
したがって、社外からの電話では、相手が先に電話を切るのがマナーです。
【有給インターン 電話】電話対応の注意点とは？
有給インターンで社外の人からの電話を取り次ぐ場合のマナーやコツは分かりましたか。
だんだんと電話対応の場面がイメージできてきたと思います。
ここからは、有給インターンでの電話対応において、注意すべき点を解説していきます。
相手には顔が見えていないことを意識しよう
まず、電話対応では相手の顔が見えていないことを意識しましょう。
お互いの顔を見ることができないため、声のトーンや話し方によって伝わり方が変わります。
そのため、トーンや話し方を意識することで良い印象に変えることができます。
電話対応は、会社の窓口であることを忘れずに、印象の良い電話対応をこころがけましょう。
相手の要件や名前、連絡先などは繰り返して確認しよう
続いて、電話対応をする場合は、相手の名前や要件はもちろん、こちらから折り返しをする時に備えて連絡先を聞いておきましょう。
また、相手から得た情報は聞き間違いがないように、繰り返しの確認が必要です。
復唱しておくことで、聞き間違いを防ぐことができ、的確に電話を取り次ぐことができます。
【有給インターン 電話】敬語がうまく使えない…そんな時の対処法
有給インターンで電話対応をする時、どんな言葉を話せばいいか緊張すると思います。
社外の人からの電話だと敬語にも注意が必要です。
そこで、ここからは敬語が上手く使えない時の対処法を解説していきます。
最初は最低限だけ抑えておこう
まず、有給インターン始めたての時は、慣れることで精一杯だと思います。
そのため、最初は最低限の敬語をおさえておけば問題ありません。
下手に緊張して、ミスをするよりは最低限のマナーを守って電話対応をすることの方が重要です。
敬語は場慣れしていくことが上達の近道
続いて、電話対応での敬語に慣れるには、場数が必要になります。
いくら敬語を練習しても、電話対応本番で使えなければ意味がありませんよね。
敬語は普段から使っていないと自然に話せないので、少しずつ実践していきましょう。