インターンの電話のかけ方・受け方｜申し込み・折り返し・社内の取り次ぎの例文
インターンの申し込みや日程の確認で、会社に電話することがあります。働き始めてからも、電話を受けて取り次ぐ場面があります。電話が苦手でも慌てないように、場面ごとの流れと例文をまとめました。
まず結論
電話は「名乗る→用件→確認」の順で話せば大丈夫。話す内容を先にメモしておこう。
- かける前に、言うことを書き出す名前、大学名、用件、聞きたいことを1枚にまとめます
- 時間帯に気をつける始業直後、お昼どき、終業間際は避けるのが無難です
- 聞いたことは復唱する日時や名前は、言い直して確認すると聞き間違いを防げます
電話をかける前の準備
- 静かな場所に移る駅や教室の近くは避け、電波のよい場所でかけます
- メモと予定表を手元に置く日程を聞かれたら、すぐ答えられるようにします
- 話す内容を書いておく緊張しても読めば話せるように、用件を短く書きます
- 相手の会社名と担当者名を確かめる募集ページやメールに書かれた名前を控えておきます
申し込み・予約の電話
- 名乗る「〇〇大学〇年の〇〇と申します」
- 担当者につないでもらう担当者名が分からなければ「インターンのご担当の方」と伝えます
- 用件を一言で伝える「インターンの申し込みについてお電話しました」
- 聞いたことを復唱する日時、場所、持ち物などを言い直して確認します
- お礼を言って、相手が切ってから切るこちらからかけた場合も、相手が切るのを待つと丁寧です
例文：申し込み・予約の電話
お忙しいところ失礼いたします。
〇〇大学〇〇学部〇年の〇〇と申します。
インターンの募集を拝見し、お電話いたしました。
ご担当の〇〇様はいらっしゃいますでしょうか。
（担当者に代わったら）
〇〇大学の〇〇と申します。
インターンへの申し込みを希望しており、手続きについて伺いたくお電話しました。
今、お時間よろしいでしょうか。
例文：担当者が不在だったとき
承知いたしました。
それでは、改めてお電話いたします。
〇〇様のご都合のよい時間帯を教えていただけますでしょうか。
会社からの電話を受ける・折り返す
選考の連絡は、知らない番号からかかってくることがあります。出られなかったら、留守番電話を確認して、その日のうちに折り返しましょう。
例文：電話に出るとき
はい、〇〇です。
（会社名を言われたら）お世話になっております。〇〇大学の〇〇です。
例文：出られなかった電話に折り返す
お忙しいところ失礼いたします。
〇〇大学の〇〇と申します。
先ほどお電話をいただいていたようで、折り返しご連絡いたしました。
〇〇様はいらっしゃいますでしょうか。
電話を受けたら、すぐメモ
面接の日時や場所を電話で伝えられたら、その場で書き取り、最後に復唱しましょう。「念のため、メールでもお送りいただけますか」とお願いしても失礼ではありません。
働き始めてからの電話対応
長期インターンでは、会社にかかってきた電話を受けて、社員に取り次ぐことがあります。インターン生あての電話は少ないので、「誰から、誰に、何の用か」を聞いてつなぐのが基本です。
例文：電話を受けて取り次ぐ
お電話ありがとうございます。株式会社〇〇、〇〇でございます。
（相手が名乗ったら）〇〇株式会社の〇〇様ですね。いつもお世話になっております。
〇〇でございますね。少々お待ちください。
例文：担当者が不在のとき
申し訳ございません。〇〇はただいま席を外しております。
戻りましたら、折り返しお電話するようお伝えいたしましょうか。
念のため、お電話番号をお伺いしてもよろしいでしょうか。
- メモに残すこと相手の会社名と名前、用件、折り返し先の番号、受けた時間
- 敬語は最低限でよい最初は上の例文どおりで十分です。慣れは場数で身につきます
- 分からなければ保留する答えられない質問は「確認して折り返します」と伝えます
よくある質問
メールと電話、どちらで連絡すべき？
募集ページに連絡方法が書いてあれば、それに従います。特に指定がなければメールが基本です。書き方はインターンの応募メールの書き方にまとめています。
インターンの前日に確認の電話は必要？
基本的には不要です。持ち物や集合場所が分からないときだけ、メールか電話で問い合わせましょう。
電話で質問したいことがあるときは？
聞きたいことを先に箇条書きにして、「〇点お伺いしたいことがあります」と最初に伝えると、相手も答えやすくなります。
電話が苦手でも長期インターンはできる？
できます。電話をほとんど使わない仕事も多くあります。一方、営業やテレアポの仕事では電話が中心になるので、仕事内容を応募前に確認しましょう。
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