長期インターンの辞退メール｜選考中・合格後の断り方と理由【例文つき】
応募した長期インターンを断りたいけれど、どう伝えればいいか迷っている人向けの記事です。タイミング別の連絡方法と、そのまま使える辞退の例文をまとめました。
辞退は失礼ではありません。決めたらすぐ、メールで、理由は一言で伝えれば大丈夫です。
- 早いほど相手の負担が減る面接の枠や受け入れの準備を、他の学生に回せます
- 理由は短く、正直に「他社に決めた」「学業を優先する」で十分です
- 面接の前日・当日なら電話もメールだけだと、相手が気づかないことがあります
連絡をせずに面接を休む、返信をやめる、は避けましょう。同じ会社に将来応募したり、就活で関わったりすることもあります。
タイミング別の伝え方
| いつ | 連絡方法 | ポイント |
|---|---|---|
| 書類選考中・面接の数日前まで | メール | 決めた時点ですぐ送る |
| 面接の前日・当日 | 電話＋メール | 電話で伝え、記録としてメールも送る |
| 合格の連絡のあと | メール（電話でもよい） | お礼を添え、返事の期限より前に |
| 承諾したあと・働き始めてから | 電話か直接 | アルバイト契約を結んでいれば「辞める」手続きになる |
すでに働き始めている場合は、辞退ではなく「辞める」話になります。伝え方は長期インターンを辞めたいときの伝え方を見てください。
辞退メールの例文
件名だけで用件が分かるようにします。会社名は「（株）」と略さず、正式な名前で書きましょう。
辞退理由の書き方
理由は詳しく書かなくて大丈夫です。嘘をつく必要もありません。上の例文の「〇〇のため」に入れる言い方の例です。
| 本当の理由 | 伝え方 |
|---|---|
| 他社に決めた | 他社でのインターンに参加することを決めたため |
| 授業や研究が忙しくなった | 学業との両立が難しいと判断したため |
| 勤務日数が合わない | 求められる勤務日数を確保できないと分かったため |
| 面接で合わないと感じた | 自分のやりたいことと照らして検討した結果 |
| 家庭や体調の事情 | 一身上の都合により |
「仕事が思っていたのと違った」「社員の印象が悪かった」と書く必要はありません。「検討した結果」で伝わります。
面接の前日・当日は電話で
電話は会社の営業時間内にかけます。担当者がいなければ、戻る時間を聞いてかけ直しましょう。
よくある失敗
- 連絡せずに面接を休む相手は時間を空けて待っています。直前でも必ず連絡を
- 迷ったまま返事を先延ばしにする迷っているなら、いつまでに返事をするかを先に伝えます
- 言い訳を長く書く理由は一言で十分。長いほど言い訳に見えます
- 辞退メールに返信が来ても放置する返信が来たら、短くお礼を返して終わりにします
応募や日程調整など、選考中のほかのメールはインターンの応募メールの書き方にまとめています。
よくある質問
辞退すると怒られたり、引き止められたりする？
合格を承諾したあとに辞退してもいい？
辞退した会社に、あとでまた応募できる？
短期インターンやサマーインターンの辞退も同じ？
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