【前編：極意伝授】長期インターンで差をつける！メール対応の上手な書き方と送り方

押さえておこう！メールコミュニケーションにおける６つの基本理解

ビジネスでのメール交換は、正確さと礼儀が求められます。ここでは、相手に敬意を示しながら、効果的に情報を伝えるための基本を見ていきましょう。

1.件名はひと目で用件が伝わるように書く

件名はメールの「顔」です。受信者が内容を理解しやすいよう、具体的かつ明確にしましょう。

例えば、「週次報告：○月○日の進捗」や「株式会社○○│▲▲に関するご回答のお願い」などと件名を設定することで、内容が一目で理解できます。

ビジネスパーソンは、件名でメールの重要度や内容を判断し、優先順位を決めます。

そのため、件名にはメールの主旨が一目で分かる表現を用いることが大切です。

また、後でメールを探す際に件名で検索することも多いため、検索しやすいキーワードを含めると良いでしょう。

2.本文の最初には必ず宛名を書く

メールを開いた瞬間、相手が自分宛だとわかるように、宛名を明記します。「○○様」や「○○さん」といった形式で、相手に敬意を表しましょう。

メールの冒頭には、宛名を明記しましょう。直接用件に入るのではなく、まずは宛名から書き始めることが重要です。社外の相手にメールを送る場合は、「会社名」、「部署名」、そして「名前」の順で記載し、相手が役職者であればその役職を部署名の後に加え、名前の後ろには敬意を表して「様」をつけます。部署名などで自然な区切りがある場所で改行を入れることもポイントです。

社内の人へメールを送る際には、「会社名」や「部署名」を記載する必要はありません。一般的には「姓」に「さん」を付けるか、あるいは相手の「役職」を明記して呼びかけます。例えば、「●●さん」や「●●課長」といった形式が適切です。

3.宛名に続いて始めの挨拶文を書く

宛名の後は、簡単な挨拶を入れることで、コミュニケーションの橋渡しとなります。宛名の後には、挨拶文を記載します。

挨拶文には、広く使われる一般的な定型文を用いるのが通例で、特別な工夫を凝らす必要はありません。

社外の相手にメールを送る場合、「いつもお世話になっております」という挨拶で始め、続けて「自分の会社名」と「自分の名前」を述べることが基本です。社内の相手に対しては、「お疲れ様です」と挨拶し、「自分の部署名」と「自分の名前」をこの順に書くのが一般的です。

自分の名前は、フルネームでも姓だけでも問題ありません。

挨拶文をアレンジする必要があるのは、初めてメールを送る相手や、しばらく連絡を取っていなかった相手に対する場合です。

初めてのメールでは、「初めてメールをさせていただきます」や「初めてご連絡をさせていただきます」といった表現を用います。

久しぶりの連絡では、「大変ご無沙汰しております」という挨拶が適切です。

4.用件は短く簡潔に書く

メールの用件部分は、短くて簡潔にまとめることが重要です。

相手が一目で内容を理解できるよう、伝えたいポイントを先に明確にし、その後に詳細や補足を加えることで、読みやすいメールになります。

文章を整理し、適切な箇所で改行を入れたり、段落を設けたりすることで、視覚的な読みやすさにも配慮しましょう。

＜用件の書き方の例＞

◎読みやすい用件の書き方

先日お問い合わせいただいた、弊社新製品「○○○○」に関する回答です。

販売開始予定日: ●年●月●日

サービス開始予定日: ●年●月●日

「○○○○」の詳細資料を添付ファイルにて送付します。ご確認をお願いいたします。

×読みづらい用件の書き方

先日お問い合わせいただいた弊社の新商品「○○○○」について、販売開始は●年●月●日、サービス開始は●年●月●日です。

スケジュールの確認と、詳細資料の添付を行いますので、ご査収ください。

このように、用件を簡潔に伝え、重要な情報を先に提示することで、受け取る側が必要な情報を迅速に把握できるよう工夫しましょう。

5.締めの挨拶文を書く

用件の記述を終えた後には、締めの挨拶文を付け加えます。「何卒よろしくお願いいたします」という表現が一般的です。

また、相手に確認や検討を求める場合は、「ご確認のほど、何卒よろしくお願いいたします」や「ご検討のほど、何卒よろしくお願いいたします」といった表現でアレンジすることができます。

6.文末に署名、シグネチャーを書く

メールの末尾には「署名」や「シグネチャー」を添えます。これには、あなたの会社名、氏名、連絡先などの基本情報が含まれます。

一般的に、「会社名」「部署名」「氏名」「郵便番号」「住所」「電話番号」「メールアドレス」を記載し、多くの場合、会社のWebサイトURLも加えます。

多くのメールソフトでは、この署名を事前に設定しておくことで、メール作成時に自動的に挿入できる便利な機能が備わっています。署名の正確な形式や内容は職場の慣習に従うのが一般的ですから、上司や同僚の署名を参考にして、あなたのものを設定することを推奨します。