【必見】スムーズな会議を行なうために必要な事前準備とは？

会議の効率化を実現する事前準備│5W2Hを把握する

長期インターンの会議をスムーズにおこなうには、準備が重要です。

準備ができていないとバタバタしてしまい、失敗する要因になります。

できる準備はきっちりしておくために、まずは以下の5W2Hを把握しましょう。

いつ（When）

会議はいつやるのか明確にします。

この際、開始時間はもちろん終了時間もきっちり決めましょう。

さらに、時間が決まったら、細かなタイムスケジュールも設定することが望ましいです。

だれが（Who）

会議をやることが決まったら、誰が参加するのか決めましょう。

内容が決まらないと参加者を決めるのは難しいため、合わせて内容も決めていきます。

また、主催者側のメンバーの役割も振っておいてください。

主な役割はファシリテーター、タイムキーパー、書記です。

どこで（Where）

会議の日程が決まったら、場所を確保します。

社内の会議室であれば、予約が必要な場合もあります。

また、オンラインでやる場合も声を発することができる場所が必要です。

どんな内容で（What）

会議に参加する人を決めるには、内容を先に決める必要があります。

何を目的にした会議なのかはっきりさせましょう。

また、会議で得たいゴールを設定していくと、参加すべき人が見えてきます。

なぜ（Why）

会議を開催する時は、なぜ会議が必要か明確にしましょう。

誰の意見が欲しいのか、どんな形で意思決定したいのかがわかると、会議の目的が定まります。

なぜ会議をするのかが決まっていない状態で会議がスタートすると、思った結果が得られない要因になりかねません。

会議の形式（How）

会議の内容が見えてきたら、どのように進めるのか決めていきましょう。

何かを報告するだけなのか、意見を出し合うのかなどです。

他支社や社外との会議の場合は、オンラインツールでつなぐ必要もあるため、進行をきっちり決めておくのが大切です。

参加人数や予算（How much）

会議を開くには、予算がかかる場合があります。

そのような場合は、前もって動き予算内でおさめられるように準備しましょう。

特に、参加人数が多いとホールなどを借りなければならないため、早めの予約が必須です。

会議準備の4大原則とは

5W2Hが考えられたら、ここからはもっと具体的な準備をしていきます。

ここで重要となるのが以下の4大原則です。

この4つが決められていると、効率良く会議を進められるようになります。

目的の明確化│会議の目的（Purpose）を設定する

会議を開催する時は、必ず目的を決めましょう。

目的が定まっていないと、何のために会議を開いているのかわからず、参加者の方向性がまとまりづらくなります。

どんな結果を得たいのか、何を決めるためにこの人たちを集めたのかを明確にしてください。

進行計画の策定│効果的な進行プロセス（Process）を計画する

会議では、ファシリテーターが進行を務めます。

時間通りに効率良く会議を進めるために、進行プロセスを計画しましょう。

説明や議論に何分使うのか、何時になったら意見をまとめるのかなどです。

参加者の選定│適切な参加者（People）を選ぶ

会議の全貌が見えてきたら、適切な参加者を選定します。

会議に関係ない人を呼んでしまうと業務の時間を奪ってしまうことになるため、意見を欲しい人、関わっている人に絞りましょう。

また、意思決定にあたって上の役職の人たちも参加してほしい場合は、早めに予定を掴んでおくのがポイントです。

装備の準備│必要な会議装備（Property）を整える

会議をスムーズにおこなうには、資料やデータなどを用意しておく必要があります。

聞かれたことに対して、明確に答えられないと時間が押す原因になってしまいます。

また、同じような会議をまた開かなければならない要因にもなりかねません。

したがって、会議の内容に関する根拠データは手元に置いておけるようにしましょう。

（参考）【知っておきたい】長期インターンで会議をスマートに進行するコツとは

オンライン会議をスムーズに進めるための事前準備

長期インターンの会議はオンラインで実施することもあります。

オンラインでの会議は、直接顔が見れない状態で進めるので、進行がとても重要になります。

ここでは、オンライン会議をスムーズに進めるためにやっておく準備を解説していきます。

オンラインツールの選定

まずすべきことは、オンラインツールの選定です。

zoomやGooglemeetなど、どのオンラインツールを使用するか決めましょう。

参加人数や会議時間に合わせて最適なツールを選ぶのがポイントです。

また、初めて使う人が簡単に登録できるツールはハードルが低いため、おすすめです。

接続テスト

使用するツールが決まったら、接続テストをおこないます。

参加者が多いと通信状況が悪くなる恐れがあるため、事前に確認しておきましょう。

音声もちゃんと届いているか複数人で確認し、音量なども調節しておけるといいでしょう。

デジタル資料の共有方法

接続ができることが確認できたら、資料の投影も実施しておきましょう。

動画や音声を使う場合、うまく表示されないこともあるので、事前の確認が大事です。

また、事前に当日使う資料を参加者に渡しておき、目を通してもらえるようにしておきましょう。

オフライン会議の準備 - 効率的な対面会議のために

オフラインでの会議は、対面で相手の顔が見えることが大きなポイントです。

また、空気感や雰囲気を肌感で直接感じることができます。

ここでは、オフライン会議で効率良く動くためのコツを解説していきます。

会場の選定

オフライン会議を実施するには会場を予約することから始まります。

参加人数や時間に合わせて適切な会場を決めましょう。

資料を投影する場合は、プロジェクターやスピーカーがある会議室にしましょう。

座席の配置

会議室が決まったら、参加者に合わせて座席を決めます。

議論しやすいように、議論の中心になる人から決めていきましょう。

また、発表者は前方の座席にしておくと、動きやすいです。

物理的な資料の準備

オフライン会議では、資料を全員に配ります。

入り口で渡せると、開場までの時間に目を通すことができますよ。

タブレット端末を持参する場合は、事前に資料を共有しておくことがポイントです。