【知っておきたい】長期インターンで会議をスマートに進行するコツとは

長期インターンでスマートに会議を進行するコツとは？

長期インターンを始めた学生がいると思います。

全体や部署内でのミーティング業務もありますよね。

そこで、ここでは長期インターンの会議を進める時に重要な目的について解説していきます。

情報の共有

まず、会議をおこなうときは、参加メンバーで前提情報を共有しておくことが大切です。

情報が共有されていないと、それぞれの解釈が異なり、前提が違ったまま話が進む恐れがあります。

そのため、会議が始まる前に事前に共通で考えておきたいことをシェアしましょう。

資料を用意すると、後々の会議でも後から見直せますよ。

意見の協議

会議の目的は、ほかの意見を得ることである場合が多いです。

そのため、会議ではメンバーそれぞれの意見を協議していきます。

意見が出るほど、改善点が見つかったり、よりよいものにつながったりするため、思ったことは積極的に発言しましょう。

ただし、感情的になってしまうと、大事な判断をミスってしまう可能性があるため、冷静を維持するのが大切です。

案件の検討

意見が出たら、採用するものを検討していきます。

条件や費用などを照らし合わせて最善の策を選びましょう。

また、検討が進まない時は、別視点での意見を出し直すのがポイントです。

ずっと同じ状態で迷っていても進展がないため、何か違う方法を取る必要があります。

意思決定

採用する案件の目途が立ってきたら、いよいよ決断にうつります。

意思決定は、小数人の担当者のみならず、関係者全員の意思が必要な場合もあるため、期限より早めに動きましょう。

また、承認のためには資料や書類が必要なこともあるため、事前に用意しておき、説明しやすくしておくのがポイントです。

会議の準備を徹底する - 4Pの原則

長期インターンで会議をおこなうには、事前の準備が大切です。

準備をしていないと、会議の時間を取ったとしても、思ったような結果が得られない可能性が高いです。

したがって、会議が決まったら、スムーズに進むようにできることは用意しておきましょう。

目的（Purpose）の設定

まずは、目的を設定します。

その会議は何のために開くのか、この会議で目指すゴールは何かを定めてください。

目的と目標が見えると、最低限やるべきことが分かるため、会議の内容が決まります。

進行プロセス（Process）の計画

会議の目的が決まったら、会議の進行を計画します。

どんな議題で、どのくらい話し合うのか、何を確認してもらうのか洗い出しましょう。

会議の時間は限られているため、進行プロセスをはっきりさせておくことが大切です。

そして、会議の流れは参加するメンバーに事前に伝え、イメージをつけた状態で参加してもらうようにしましょう。

参加者（People）の選定

進行プロセスが決まったら、参加者を招集します。

会議の目的を達成するために、参加して欲しい人を人選してください。

予定が忙しい方もいるため、早めに連絡するのがベストです。

また、ダブルブッキングした場合は、会議の優先度も伝えられるといいですね。

必要装備（Property）の準備

会議をスムーズにおこなうには、資料やデータなどの用意が必要です。

準備すべきものを担当者で振り分け、つくっていきましょう。

会議は何回も重ねることが多いため、次回も使える資料やデータだと便利です。

また、他部署や他社に共有する場合もあるため、機密情報などには注意してください。

会議進行の流れを把握する

会議に向けて準備が整ったら、進行の流れを把握します。

会議主催者が進行を頭に入れておかないとスムーズに進みません。

また、流れを一通り確認することで、漏れがないかチェックすることもできます。

アジェンダの確認と共有

会議の流れを把握する際は、アジェンダを１から確認しましょう。

メンバーで共有し、漏れがないかお互いに確かめてください。

また、会議が始まる前までにアジェンダを参加者に共有しておくと、所要時間なども把握しやすくなります。

各議題の議論

会議が始まったら、各議題について議論していきます。

この際、ファシリテーターがいると議論しやすいので、役割も振っておきましょう。

また、議論の時間はきっちりと区切り、遅れのないように進行できると素晴らしいです。

成果の総括

議論が終わったら、総括にうつります。

各議題について、どんな結果にまとまったのか共有しておきましょう。

結果が示されることで、これからやるべきことが見えてきます。

次回会議の日程と議題の決定

この会議で結果が得られなかった場合、別の話し合いが必要な場合は次回の会議の日程調整をおこないます。

また、議題を変更する時もこの時点で次回の議題を設定しておきましょう。

この会議での議論を忘れないように、日程調整はなるべく早くするのがポイントです。

お礼とあいさつ

最後は、会議に参加してくれたお礼を伝えます。

ほかの業務がある中での会議になるため、時間を取ってくれたことに対して感謝を伝えましょう。

また、次回やることを整理し、「次回もよろしくお願いいたします。」とあいさつできるといいですね。

会議での各役割を理解する

会議を円滑に進めるには、主催メンバーが役割を決めておくことが大切です。

当日焦ってしまわないよう、担当する業務を分担しておきましょう。

長期インターンの会議では、一般的に以下の3つの役割があります。

ファシリテーターの役割

ファシリテーターは、会議の進行役です。

会議の時間を把握しながら、スムーズに進められるように指示を出しましょう。

司会進行役なので、落ち着いて仕事ができる方に向いています。

議長の責務

議長は、会議のまとめ役です。

議論中秩序が乱れないように、会議をコントロールします。

人の前に立つこと、厳しく判断することが得意な方に向いているでしょう。

書記の業務

書記は、議論を記録する役です。

議論を聞きながら、要点をまとめ、後から見返せるように書き記しましょう。

瞬時に判断し、わかりやすい記録を取ることができる人に向いています。