インターンの合格メールへの返信｜参加・保留・辞退の例文つき
合格の連絡が来たけれど、どう返せばいいか分からない。そんなときに、そのまま使える返信の例文と、返す前に確かめることをまとめました。
合格メールには、当日中か遅くとも翌日までに「お礼＋参加するかどうか」を返信しよう。
- 参加するならお礼と参加の意思、初出勤の日時の確認を短く
- 迷っているなら正直に理由を書き、いつまでに返事するかを自分から伝える
- 辞退するなら決めた時点ですぐに。お詫びとお礼を添える
不合格の連絡には、返信しなくても失礼にはなりません。
返信する前に確かめること・書き方の基本
参加を決める返信は、会社との約束になります。気になることは、返信の中で一緒に聞いておきましょう。
- 初出勤の日時と場所メールに書かれていれば、返信でもう一度書いて確認します
- 週の勤務日数と時間面接で話した条件と合っているか見直します
- 時給と交通費決まっていなければ、この段階で聞いて大丈夫です
- 返事の期限期限が書かれていたら、その日までに必ず返します
合わない会社に入ると、辞めるまでの時間がもったいなくなります。仕事内容や働き方に不安があるなら、承諾する前に質問して解消しておきましょう。
書くときは、次の4つを守れば失礼になりません。
- 最初にお礼を書く合否にかかわらず、面接の時間をもらったことへのお礼から始めます
- 結論を先に書く「参加します」「辞退します」を前半に置き、一度読めば分かるようにします
- 件名は「Re:」のまま件名を変えると、相手がやりとりを探しにくくなります
- 連絡が来た手段で返す電話ならその場で、応募サイトのメッセージならそこで返します
参加する場合の例文
企業からのメールに「返信」で返し、件名は変えずに「Re:」のまま送ります。
返事を少し待ってほしい場合の例文
他社の結果待ちや、授業の予定が決まっていないなら、保留をお願いして大丈夫です。理由と、いつまでに返すかをはっきり書きます。
会社は返事を待つ間、他の応募者への連絡を止めていることがあります。保留は数日〜1週間程度を目安にし、決まったらすぐに連絡しましょう。
辞退する場合の例文
辞退は言いにくいものですが、早く伝えるほど会社の負担は小さくなります。理由は「一身上の都合」で十分です。
応募から選考中までのメールの書き方は、長期インターンの応募メールの書き方にまとめています。
よくある質問
不合格の連絡にも返信したほうがいい？
夜や休日に合格メールが来たら、すぐ返すべき？
短期インターンや仕事体験の合格メールも同じ書き方でいい？
合否の連絡がなかなか来ないときは？
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