2021年09月20日

長期インターン応募時のメールの送り方を徹底的に解説!

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長期インターンでは、企業の人と初めてメールでのやり取りをする人もいるかも知れません。しかし、メールにもビジネスマナーというものがあります。


今回は、長期インターンの口コミサイトVoilが、長期インターンの応募の段階で発生するビジネスメールの基礎を実例を交えて解説します。


【基礎編】インターンにおけるメールの基本


長期インターンのメールの件名は簡潔に

長期インターンの応募や質問など、連絡を取りたい時にインターン先の企業の方へメールを送る機会が増えてきます。


面接当日や出勤日の遅刻などで緊急性の高いときは電話で連絡するべきですが、それ以外の緊急ではない用件の場合はなるべくメールで連絡を取るようにしましょう。


件名に何も入れないのはNGです。


インターン先の企業の方は日々沢山のメールを受け取っています。

毎日何通も届く中で、件名を見てすぐに内容を確認すべきかどうかの判断がされるので、件名はできる限り要件が一目で分かる簡潔なものにするよう心がけましょう。

最低限自分の大学名と氏名は件名に入れます。


例:インターンに関するご質問【○○大学 氏名】


決まった形はないですがこのように用件と、氏名等が区別されている件名は受信BOXの中でも分かりやすいのでおすすめです。



メールを送る相手を一番最初に書く

本文の始めでは、誰に宛てたメールなのかはっきりとさせるのが大切です。

インターンであれば採用を担当している部署にメールを送ることが多いでしょう。


件名がしっかり記載されていても誰に宛てられたメールなのかわからなければ、受け取った企業の方が内容を全て見て、誰が返信するのかを確認する必要があります。


相手の企業の方に手間をかけさせない為にも、最初に誰宛なのか明記しておきましょう。

この相手についてはわかっている範囲まで書けばOKです。


会社名 部署名 担当者名

の順に記載します。


会社名については、株式会社であれば株式会社までしっかりと記載しましょう。

ホームページなどを見れば分かりますが、「株式会社」を含めて正式な社名です。


また(株)はあくまでも省略なのでメールで使うのは失礼に当たります。


そして「株式会社」の位置は企業によって違うため注意が必要です。


・担当者名がわかる場合


○○株式会社 もしくは 株式会社○○ 

(部署名)

(氏名)様


・担当者名がわからない場合


○○ご担当者様

○○部 御中

○○係 御中


個人名がわかる場合とご担当者様と記載する以外の時に、相手が不明の場合は「御中」をつけます。


自分の名前を名乗る

誰から送られたメールなのか明確にするために大学名と氏名を記載します。

もしも既に面識があるのであれば、その時のことを記しておくと分かりやすいです。


・面識がある例


先月企業訪問をさせて頂いた(大学名、学部、氏名)と申します。



メールの最後に自分の情報を乗せる


メールの最後に署名とよばれる自分の情報を記載しましょう。

名刺代わりの役割を担ってくれます。


・大学、学部

・氏名(余程読みやすい名前でない限り、ふりがなをつけておくと親切です)

・電話番号

・メールアドレス(フランク過ぎるメールアドレスの場合は新しく作るのが無難です)


メールの最後には、受け取った相手がスムーズに連絡を取ったり署名の情報を活用できるよう、署名は必ずつけておきましょう。


ビジネスメールでは最後に署名をつけるのが一般的です。

ただし、署名の装飾は派手に凝ったものは控えます。


****************************************************

○○大学〇〇部

氏名(ふりがな)

電話:12-3456-789

メールアドレス:××××××@××××.com

****************************************************



要件ごとにわかりやすいように改行する

文章が詰まっているメールは読みづらく、内容を把握するにも時間がかかります。


読み手が読みやすいように、宛先や挨拶、要件などと話題が変わった時は2~3行改行するようにしましょう。


【実践編】ケース別インターンにおけるメールの例文


長期インターン応募メール

・応募をメールで行う際は、簡単にでも良いので志望動機を記載するようにしましょう。


<件名>○月×日の長期インターンシップへの応募【○○大学 氏名】


<本文>

○○株式会社

△△部△△課

(相手の氏名)様


お世話になります。

○○大学○○部の(自分の氏名)と申します。


○月×日の長期インターンシップに応募させて頂きたくご連絡いたしました。

”志望動機を簡潔に、伝わるように書きましょう”


ご検討いただけますと幸いです。

お忙しいところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願いいたします。

****************************************************

○○大学〇〇部

氏名(ふりがな)

電話:12-3456-789

メールアドレス:××××××@××××.com

****************************************************



長期インターン選考中メール

選考が始まると、質問や日程調整などで連絡を取りたいことが出てくるかと思います。


・質問は、調べればわかることもあるので、自分で調べたうえで分からなければメールするようにしましょう。

・相手に手間をかけさせない為にも簡潔な文章を心がけて下さい。

・質問や日程調整など相手の時間を頂いている意識を持つと、自然に丁寧な文章になります。


例として質問をする場合と、面接の日程調整の場合の例文をあげてみます。


・質問する場合


<件名>○○に関するご質問【○○大学 氏名】


<本文>

○○株式会社

△△部△△課

(相手の氏名)様


お世話になります。

○○大学○○部の(自分の氏名)です。


○月×日のインターンシップに参加を予定しており、○○についてお尋ねしたくご連絡いたしました。

”自分の質問したいことを簡潔かつ丁寧に聞きましょう”


お忙しいところ恐れ入りますが、ご返信いただけますと幸いです。

何卒よろしくお願い申し上げます。


署名


・日程調整の場合


<件名>日程調整のお願い【○○大学 氏名】


<本文>

○○株式会社

△△部△△課

(相手の氏名)様


お世話になります。

○月×日にインターンシップの面接をお願いしております、○○大学○○部の(自分の氏名)です。

面接日のご連絡を頂き、ありがとうございます。


大変恐縮なのですが、ご提示頂いた日程がどうしても都合がつかずお伺いすることができません。

つきましては日程の調整をお願いしたくご連絡いたしました。


”すでに企業側の提示する日程がいくつかある場合は、参加可能な日程を自分から提示する”


”日にちや時間の全てにおいて自分が調整できるのであれば、相手に日程を提示してもらう”


”相手の日程が分からない場合は、できる限り参加可能な日程を広く提示する”

→万が一、返答された日程に「参加できない」と再び回答するような事態を防ぐ為

 また企業側の都合もあるので、余りにも狭過ぎる範囲にはしない


お手数お掛けして大変申し訳ございません。

お忙しいところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます。


署名


長期インターンお礼メール

・お礼メールはできるだけ早く送るようにしましょう。

・インターンを受け入れてくれたお礼と、素直に自分が学んだことを簡潔に入れると良いです。

・長すぎない文章を心がけます。


<件名>インターンシップのお礼【○○大学 氏名】


<本文>

○○株式会社

△△部△△課

(相手の氏名)様


先日、○月○日のインターンシップに参加させていただきました○○大学の(自分の氏名)と申します。

この度はこのような貴重な体験をさせていただき、誠にありがとうございました。


改めてお礼を申し上げたく、ご連絡させていただきました。

”学んだことを簡潔に記しましょう”


今回のインターンシップで学んだことを活かし、貴社にふさわしい人材になれるよう励んでまいる所存です。

最後になりますが、貴社のますますのご発展と皆様のご活躍をお祈り申し上げます。


署名


長期インターン辞退メール

・内定や選考を辞退する際は、決まった段階で早く連絡を入れるようにしましょう。

・辞退する際は、より一層の誠意を持って丁寧に対応するようにしましょう。


<件名>インターンシップ辞退のご連絡【○○大学 氏名】


<本文>

○○株式会社

△△部△△課

(相手の氏名)様


お世話になっております。

○○大学○○部の(自分の氏名)です。


先日はお忙しい中、面接のお時間を頂きありがとうございました。

また、インターンシップの内定をいただき誠にありがとうございます。


大変恐縮ではございますが、諸般の事情によりインターンシップの内定を辞退させていただきたくご連絡致しました。

貴重なお時間と機会を頂いたのにも関わらず、大変申し訳ございません。

何卒ご容赦いただきたく存じます。


本来、直接お詫びすべきところ、メールでのご連絡になりましたことを重ねてお詫び申し上げます。

末筆ながら貴社のご発展を心よりお祈り申し上げます。


署名



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