• 記事のサムネイル

    【後編:極意伝授】長期インターンで差をつける!メール対応の上手な書き方と送り方

     |  タイプ別おすすめ
    目次 CONTENTS
    応募前に相談したい方へ!
    Voilの運営メンバーが徹底サポートします
    長期インターン相談
    ・オンライン無料面談
    ・企業の紹介
    ・長期インターンって?
    ・ES、面接対策
    監修者
    監修者画像
    栗田頌久
    株式会社Flamers Voil事業責任者
    大学卒業後は就職せずに独立。
    上京をきっかけに就職し、エンタメ業界のベンチャー企業でクリエイティブ制作のディレクターを担当。
    その後、COOの柴田に誘われVoilにキャリアアドバイザーとして参画。
    2023年6月からは事業責任者としてCAの他、法人営業や事業企画も担当。

    長期インターンとしての経験は、多くの学生にとって貴重なキャリアの一歩となります。その中心にあるのは、プロフェッショナルなコミュニケーション能力、特にメール対応の技術です。この後編では、高度なメール作法と業務効率化の秘訣を紐解き、長期インターンで差をつけるためのスキルを磨き上げます。



    間違えがちなメール作法とその訂正


    よくあるメール作成の落とし穴


    メールを書く際に多くの人が陥りがちな落とし穴は、情報の過剰提供、不明瞭な件名、過度なフォーマリティです。これらの落とし穴は、メッセージの本質が相手に伝わらない原因となります。たとえば、「会議の件」のような曖昧な件名ではなく、「3月5日のプロジェクト会議の議題提案」のように具体的かつ情報を含んだ件名を用いることが重要です。


    読み手を尊重するメールの書き方


    メールは直接対面していないため、読み手の時間と注意を尊重する必要があります。これを実現するには、冒頭でメールの目的を明確にし、必要な情報を簡潔に提供することがカギとなります。また、文末に感謝の言葉を添えることで、読み手への敬意を示すことができます。


    メール業務の効率化ツール


    時間管理とタスク効率化のためのツール紹介


    メール業務の効率を高めるためには、適切なツールの使用が不可欠です。

    例えば、「Boomerang」や「SaneBox」のようなツールは、メールの送信をスケジュールしたり、重要なメールを優先的に整理するのに役立ちます。これにより、メールの管理が容易になり、他の業務に集中できる時間が増えます。


    自動化とテンプレートの活用法


    反復的なメールのやり取りには、テンプレートの活用が効果的です。例えば、よくある質問に対する回答や、定型的な報告書の提出依頼など、テンプレートを用意しておくことで、迅速かつ一貫性のある対応が可能になります。また、「Mailchimp」や「Zapier」のような自動化ツールを使用することで、メール関連のタスクを効率的に処理できます。


    長期インターンで差をつけるメール対応スキルの総まとめ


    メール業務でのプロフェッショナリズムの継続的向上


    長期インターンとして、メール対応のスキルは単にコミュニケーションの手段に留まらず、プロフェッショナリズムを示す重要な要素です。

    効率的かつ敬意を持ったメールのやり取りは、職場での信頼と評価を高めることに直結します。


    効率化と精度向上を目指して


    高度なメール作法と業務効率化のテクニックを駆使することで、長期インターンでのパフォーマンスを大幅に向上させることが可能です。メールは単なる情報伝達の手段ではなく、あなたのプロフェッショナルさをアピールするチャンスです。これらのスキルを磨き、長期インターンでの成功へと繋げましょう。


    長期インターンでの経験は、未来のキャリア形成において貴重な財産となります。効果的なメール対応はその一歩として、非常に重要なスキルです。このシリーズを通じて紹介したテクニックとツールを活用し、あなたのコミュニケーション能力を次のレベルへと引き上げてください。

    著者
    著者画像
    児玉 さりな
    フリーランス(Webライター)

    大学生向けメディアの運営経験で身につけたSEOライティングスキルを活かし、インターンシップや就活に関する記事の執筆を担当。学生時代には海外インターンも経験。22卒でメーカーに就職後、現在はフリーランスで活動中。

    応募前に相談したい方へ!
    Voilの運営メンバーが徹底サポートします
    長期インターン相談
    ・オンライン無料面談
    ・企業の紹介
    ・長期インターンって?
    ・ES、面接対策
  • おすすめ記事
    長期インターンについて
    【徹底比較】長期インターンとアルバイトは何が違うの?
    合格ノウハウ
    【意外とバレる】長期インターンの面接で嘘をつかずに乗り越えるには?
    有給インターンについて
    有給インターンの面接対策!特徴・質問・事前準備まですべて解説!
    タイプ別おすすめ
    大阪で長期インターンを探しているあなたへ
    人気の記事ランキング
    合格ノウハウ
    【その長期インターン意味ない?】5つの辞めとけと言われる理由
    長期インターンについて
    【やめとけ】長期インターンを目的なく始めるなんて
    就活関連
    【26卒必見!】多ければいいってものじゃない!サマーインターンは何社応募すべき?
    お悩み相談
    無給の長期インターンは違法?その理由と避ける方法を解説