【重要】効率的な会議を行なうために必要な事前準備とは？
会議の準備はその成功を左右する重要な要素です。特に長期インターンで働く大学生の皆さんにとって、効率的かつプロフェッショナルな会議の進行は、職場での印象を大きく改善するチャンスです。以下のガイドは、会議準備の基本から特定の会議形式に至るまで、スムーズな運営を実現するためのステップを紹介します。
会議の効率化を実現する事前準備
事前準備の鍵│5W2Hを把握する
会議の計画を始めるにあたって、まずは「いつ（When）、誰が（Who）、どこで（Where）、どんな内容で（What）、なぜ（Why）」の5Wを明確にしましょう。これらは会議の基礎を形成します。加えて、「会議の形式（How）、参加人数や予算（How much）」を把握することで、会議の全体像がはっきりとします。この段階で全ての要素を明確にすることで、効率的な会議の準備が可能になります。
成功への道標 │会議準備の4P原則
目的の明確化：会議の目的（Purpose）を設定する
会議の目的を明確に設定し、それを達成するための方法を計画します。この目的が参加者全員に共有されていることが重要で、全員が同じ方向を目指すことで会議はより生産的になります。
進行計画の策定：効果的な進行プロセス（Process）を計画する
事前に会議の流れを計画し、各アジェンダの時間配分を決めておくことが重要です。これにより、時間内に全ての議題を適切に扱うことが可能となります。
参加者の選定：適切な参加者（People）を選ぶ
会議の目的に応じて、必要な知識やスキルを持つ参加者を選定します。関連性のない参加者を減らすことで、会議の効率を上げることができます。
装備の準備：必要な会議装備（Property）を整える
プレゼンテーション資料や会議室の設備など、会議をスムーズに進行させるための装備を準備します。特にテクノロジーの使用は計画的に行い、事前にテストを実施することが望ましいです。
オンライン会議をスムーズに進めるための事前準備
オンライン会議特有の準備には、以下のポイントがあります。
オンラインツールの選定
使用するビデオ会議ツールを事前に選定し、全参加者がアクセス方法を理解していることを確認します。
接続テストの実施
会議開始前に接続テストを行い、技術的な問題がないことを確認します。これにより、会議の途中でのトラブルを防ぎます。
デジタル資料の共有方法
会議資料はデジタル形式で事前に共有し、全参加者が資料を閲覧できる状態にしておきます。
オフライン会議の準備 - 効率的な対面会議のために
対面会議では、以下の準備が必要です。
会場の選定
会議の規模に合った会場を選定し、必要な設備が整っていることを確認します。
座席の配置
参加者間のコミュニケーションを促進するための座席配置を計画します。
物理的な資料の準備
必要に応じて、資料や文書を印刷し、会議室に準備しておきます。
まとめ
長期インターンで働く大学生の皆さんが、これらのガイドラインに従うことで、会議をより効率的かつプロフェッショナルに進行させることができるでしょう。会議の準備は、単に物理的な準備だけでなく、参加者の期待管理や会議の目的達成に向けた計画にも関わります。これらのポイントを押さえることで、実践的なスキルを身に付け、職場での評価を高めることができます。
【参考】
効率的かつスムーズな会議（ミーティング）の進め方と事前準備について｜コラム
会議の結果は事前準備で決まる！意味のある会議にするために必要なこと | 会議HACK!
