2021年09月27日

【例文あり】有給インターン応募時のメールの基礎を解説!

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有給インターンを応募し、初めてメールを送るとき、なにを送ればよいか分からない方は多いのではないでしょうか。


また、どのような流れでメールのやり取りが進んでいくのか分からない方もいると思います。


そこで、今回は有給インターンの応募から選考までの流れで、必要なメールの種類と、ビジネスメールの基礎について解説していきたいと思います。


有給インターンとは


インターンとは

インターンシップとは、学生が企業などで実際に働いたり、訪問したりする職業体験のことです。目的としては、実際の業務や働く環境の体験を通じて、業務内容や働くことの理解を深めます。


有給インターンと無給インターンの違い

インターンには主に3種類に分けられます。


1点目は【1Dayインターン】

期間:1日 内容:企業理解


2点目は【短期インターン】

期間:数日~2週間 内容:企業から用意された課題に対してグループワークで取り組み、企業に対して調査報告を行なう


3点目は【長期インターン】

期間:6カ月~数年 内容:実際に企業で就業経験を積み、社員と同じ働き方をする


この中で、有給インターンに含まれるのが、【長期インターン】です。長期インターンは基本的に企業にお金をもらいながら、働くので、アルバイトと同じように時給が発生するものが多くあります。


一方で、【1Dayインターン】や、【短期インターン】のような、短期間で行なうものは、ほとんどが無給インターンです。


有給インターンとアルバイトの違い

違いは主に3点あります。


1点目は【目的】

インターンシップは、仕事の内容理解・適正理解を目的とし、自分の働きが企業から評価され、その働きに対してお金が支払われます。一方、アルバイトは、労働と時間の対価として収入を得ることが目的です。


2点目は【得られるスキル】

アルバイトは、細かなルールやマニュアルが設けられ、責務のある仕事はすべて社員が請け負います。一方で、インターンシップで求められている人材は「マニュアル通りに動く人材」ではなく、「自分の頭で考えて動ける」力を持った人です。個の力をつけることで社会に通ずるスキルを身につけます。


3点目は【就職活動に有利】

アルバイトは社員とバイトで任せられる責任が異なるため、社会人としての実務経験を積みにくいです。一方、インターンシップは社員同様の働き方をするため、実務経験を積みやすいです。そのため、インターンシップ経験者は働いたときの再現性や働く意欲が高いと見られ、内定に直結しやすい場合もあります。



【共通編】インターンで必要なメールのマナー



大学生が企業にメールを送る機会は少ないので、正しい書き方やメールのマナーを知らない学生も多いと思います。


インターンのメールには、応募メールやお礼メールなどさまざまな種類があるので、これらの区別も難しいですよね。


しかし、企業にビジネスマナーを守っていないメールを送ってしまうと、マイナスな印象をもたれてしまう可能性があります。


そこで、まずインターンで必要となるメールマナーを解説していきます。


就活生として恥ずかしくないメールを送れるように、きちんと理解しましょう。


有給インターンのメールの件名は簡潔に

まず、有給インターンに関するメールを送る際は、簡潔な件名を付けましょう。


企業の方は、1日に大量のメールを見るので、分かりにくい件名や件名がないメールは迷惑になってしまいます。


また、パッと一目見ただけで、送り主が分からないとメールを開いてもらえない可能性もあります。


そのため、メールの内容が一言で分かる用件と、大学名と氏名も添えた件名を付けてください。


大学名と氏名を付けることで、社員の方が後からメールを探す際にも探しやすくなります。


また、強調したい箇所には、【 】や / を使って、見やすい件名いなるよう工夫しましょう。


さらに、有給インターンの日程がいくつかあったり、説明会の日程が決まっていたりする場合は、日付を入れることをおすすめします。


なぜなら、いつの有給インターンの話をしているのかが分かりやすくなり、「相手に配慮したメールを送れる学生だな」と良い印象に繋がるからです。


それから、企業から送られてきたメールに返信する場合は、件名を書き直す必要なありません。


件名を変えてしまうと、担当者がメールを管理をしにくくなってしまったり、探しづらくなってしまいます。


担当者名を一番最初に書く

次に、本文を書く前に、宛名として担当者名を書いてください。


宛名をメールの一番最初に書くことはインターン関連のメールだけでなく、ビジネスメール全般における基礎的なマナーです。


そのため、会社名、部署名、担当者名を正式名称で記載しましょう。


会社名に「株式会社」が付く場合、略さずに正しい位置に書いてください。


正式名称でない会社名を宛名として書いてしまうと、インターン先に失礼になってしまいます。


加えて、会社名が英語の場合、大文字なのか小文字なのかにも気をつけましょう。


また、担当者の氏名や部署名も間違えてしまうと、大変失礼なことになるので、注意が必要です。


もし、部署名や担当者名が正確に分からない時は、無理して書かずに、「採用担当者様」と記載することをおすすめします。


宛名に敬称を付け忘れてしまうと、相手を敬っていないんだと思われてしまうので、必ず書くようにしましょう。


そして、会社名、部署名、担当者名を正式名称で書いた時に、長くなってしまう場合は、見やすくなるように改行すると良いです。


自分の名前を明記する

続いて、本文を書き始める前に、自分の名前を明記し、簡単な挨拶と自己紹介をしましょう。


初めてメールを送る場合は、「はじめてメールをお送りいたします」と一言添えると良いです。


また、2回目以降の場合は、「お世話になっております」を使用しましょう。


そして、簡単な挨拶のあとには、大学名・学部・学科・学年・氏名の順に自分の名前を明記してください。


2回目以降のメールでは、大学名や氏名を略しがちですが、誰から送られてきたメールなのかを確認できるように、必ず毎回書きましょう。


仮に、挨拶や自己紹介を書かずに、いきなり本文から始まってしまうと、「ビジネスマナーが身についていない学生だな」という良くない印象に繋がってしまうので、忘れずに記載してくださいね。


加えて、導入文を入れた方が、その後の本文の内容をスムーズに把握できるようになります。


しかし、挨拶と自己紹介以外のことを書くと長くなってしまうので、本文前の導入文は簡潔にまとめることがポイントです。


メールの最後に自分の情報を乗せる

本文を書き終えたら、メールの最後に自分の情報として、署名を書いてください。


署名はインターンのメールだけではなく、全てのビジネスメールで自分の情報を相手に伝えるために、必要なものです。


そのため、氏名・大学名・連絡先の3点を署名としてメールの最後に乗せましょう。


具体的には、以下のように記載します。



ーーーーーーーーーーーーー

山田 太郎 (やまだ たろう)

〇〇大学〇〇学部〇〇学科3年

電話番号:090-1234-5678

メール:abcdef@△△.com

ーーーーーーーーーーーーー



署名は、上記のように見やすくするために、「ーーー」や「===」などの罫線で区切ることが一般的です。


罫線の役割として、特殊な記号を使うこともありますが、インターンのメールはビジネスメールに当たるので、派手な装飾は控えましょう。


また、署名に住所を書くことは任意ですが、住所を書く際には、省略せずに書いてください。


それから、署名はメールの最後に毎回記載するため、テンプレートを作っておくと便利です。


要件ごとにわかりやすいように改行する

最後に、本文は分かりやすいように、用件ごとに改行して書きましょう。


良い内容の本文が書かれていても、体裁が整っていない文章だと読みにくくなってしまいます。


そのため、3~5行の用件ごとで改行したり、長文の場合は読点部分で改行したりすることをおすすめします。


なぜなら、簡潔で分かりやすい文章だと、読む側の負担も少なくなり、伝えたいことが伝わりやすくなるからです。


改行されておらず、ギチギチに書かれている文章だと、読むのに時間がかかってしまい、ストレスを感じてしまいますよね。


従って、相手に無駄な時間を取らせないためにも、適宜な改行で区切りを付けることを心がけましょう。


また、用件ごとに改行することで、誤字脱字の確認もしやすくなるというメリットもあります。


加えて、用件ごとに確認できると、書き忘れも防ぐことができます。


インターンのメールは内容ももちろん重要ですが、見た目も非常に重要なので、読む側の視点に立って、改行や段落分けで体裁を整えましょう。


【ケース別編】インターンにおけるメールの例文



ここまでの解説で、インターンのメールを書く時のマナーを理解していただけたと思います。


しかし、実際にインターンのメールを書くとなるとまだ不安ですよね。


そこで、最後にケース別のインターンのメールの例文をご紹介していきます。


有給インターンのメールを送る学生は、これから紹介する例文をぜひ参考にしてみてください。


有給インターン応募メール

最初は、有給インターンに応募する際に送るメールの例文をご紹介します。


応募メールには、応募したいという旨となぜ応募したいのかという理由を書きましょう。


また、初めてメールを送ることになるので、挨拶を一文入れられると良いです。


<例>


件名:有給インターンシップの申し込み / 〇〇大学 山田太郎


株式会社△△

◇◇部 〇〇様


初めてメールをお送りいたします。

〇〇大学〇〇学部3年の山田太郎と申します。


この度は、貴社の有給インターンシップに参加させていただきたく、ご連絡いたしました。


私は、ITについて独学で勉強しており、インターンシップを通してより専門的なスキルを身につけたいと思っております。


そのため、ITスキルを身につけるだけでなく、実践を積み重ねることができる貴社のインターンシップへの参加を希望しております。


ぜひ有給インターンシップの採用をご検討いただけますと幸いです。


ご多忙のところ誠に恐縮ではございますが、何卒よろしくお願いいたします。


ーーーーーーーーーーーーー

山田 太郎 (やまだ たろう)

〇〇大学〇〇学部〇〇学科3年

電話番号:090-1234-5678

メール:abcdef@△△.com

ーーーーーーーーーーーーー



有給インターン選考中メール


次に、有給インターンに応募後、選考中にやり取りするメールの例文をご紹介します。


応募完了確認や、選考結果の報告が選考中のメールに該当します。


そのため、返信する際は、企業から送られてきたメールの内容を確認したという旨を書きましょう。


<例>


件名:有給インターンシップに関して / 〇〇大学 山田太郎


株式会社△△

◇◇部 〇〇様


お世話になっております。

〇〇大学〇〇学部3年の山田太郎と申します。


この度は、有給インターンシップの選考結果をご連絡いただき、ありがとうございます。


ぜひ有給インターンシップに参加させていただきます。


貴社の有給インターンシップを通して、〇〇を経験させていただくことを楽しみにしております。

また、貴社や〇〇業界についての理解も深めていきたい所存です。


貴社に貢献できるよう全力で取り組ませていただきます。


ご面倒をおかけいたしますが、ご指導ご鞭撻のほどよろしくお願いいたします。


ーーーーーーーーーーーーー

山田 太郎 (やまだ たろう)

〇〇大学〇〇学部〇〇学科3年

電話番号:090-1234-5678

メール:abcdef@△△.com

ーーーーーーーーーーーーー



有給インターンお礼メール

続いて、有給インターンシップを終えてから送るお礼メールの例文をご紹介します。


お礼メールには、感謝の気持ちと有給インターンシップを通して感じたことを書きましょう。


また、「返信不要」という旨を一言添えられると相手を思ったメールになります。


<例>


件名:有給インターンシップのお礼 / 〇〇大学 山田太郎


株式会社△△

◇◇部 〇〇様



3ヶ月間貴社の有給インターンシップでお世話になりました、

〇〇大学〇〇学部3年の山田太郎と申します。


この度は、貴重な経験をさせていただきましてありがとうございました。


3ヶ月間のインターンシップを通して、〇〇の知識やスキルを身につけることができました。

また、実践の経験から自分で具体的な行動を起こしていけるようにもなりました。


中でも、お客様に対しての対応や、チームでの新規事業の立ち上げという責任の大きな仕事を任せていただいたことに感謝しております。


今回のインターンシップの経験を今後の就職活動や将来に活かしていきます。


なおご多忙化と存じますゆえ、ご確認いただければ返信は不要です。


この度は、誠にありがとうございました。


ーーーーーーーーーーーーー

山田 太郎 (やまだ たろう)

〇〇大学〇〇学部〇〇学科3年

電話番号:090-1234-5678

メール:abcdef@△△.com

ーーーーーーーーーーーーー



有給インターン辞退メール

最後に、有給インターンシップに応募したものの、辞退する時に送るメールの例文をご紹介します。


選考に進んだ有給インターンシップへの参加を辞退する際は、お詫びの気持ちを書きましょう。


また、直接ではなくメールで連絡した事に対するお詫びもすると忘れないようにしてください。


<例>


件名:有給インターンシップ辞退のご連絡  / 〇〇大学 山田太郎


株式会社△△

◇◇部 〇〇様


お世話になっております。

〇〇大学〇〇学部3年の山田太郎と申します。


先日は、有給インターンシップのご案内のご連絡をいただきまして、ありがとうございました。


この度、〇月〇日から貴社の有給インターンシップに参加するお約束をしたおりましたが、一身上の都合により、やむを得ず参加を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。


貴重なお時間を割いていただきいたにも関わらず、誠に勝手な申し出となってしまったこと、大変申し訳ございません。

また、本来直接お詫びすべきところ、メールでのご連絡となりましたことを、重ねてお詫び申し上げます。


末筆ながら、貴社の益々のご発展とご活躍を祈念しております。


ーーーーーーーーーーーーー

山田 太郎 (やまだ たろう)

〇〇大学〇〇学部〇〇学科3年

電話番号:090-1234-5678

メール:abcdef@△△.com

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