就活生必読！企業を納得させる就活メール作成の極意とは
就活メールの極意！効果的なコミュニケーションのための秘訣
就活中は企業にメールを送ることが多いですよね。
しかし、企業宛のメールでどんな言葉を使ったらいいかルールに悩んでいる人がいると思います。
そこで、今回は就活メールの極意を解説していきます。
失礼のないメールを送れるようにポイントをおさえていきましょう。
メールで印象を残すための基本ルール
企業にメールを送る時には、社会人としてのマナーとして基本ルールを守らなければなりません。
基本ルールとしては、送る時間帯、宛先、言葉使い、文面などさまざまあります。
これらの基本ルールを守っていれば、失礼なメールになることは少ないです。
また、最低限のマナーをしっかり守れているメールは企業にとっても良い印象をもたらすものになるので、基本ルールをおさえていて損はないですよ。
応募企業に送るメール：内容とトーンの選び方
就活で選考に応募する企業にメールを送る時には、基本ルールはもちろんのこと、内容やトーンにも気を付ける必要があります。
文面は、まず一回読んだだけで内容が伝わる、簡潔かつわかりやすいものにしましょう。
じっくり読まないと理解できない内容や、専門的すぎる言葉は控えてください。
また、これから選考に進むため、横暴な態度は取らず、謙虚で控えめなトーンでいることが大切です。
メールで差をつける！就職活動で成功するメール術
企業にメールを送ることに慣れていない学生は、「このメールで大丈夫かな」と不安になりますよね。
基本的に、最低限のマナーを守っていれば失礼になることはありません。
しかし、せっかく時間をかけてメールを送るのであれば、より良い印象を持ってもらいたいですよね。
そこで、ここからはメールで差を付ける術について紹介します。
エントリーシート送付から面接のフォローアップまで
まず、エントリーシートをメールで送付する場合です。
この場合は、件名にエントリーシートを送付することを書きましょう。
さらに、周りと差をつけるには、ファイル名に「エントリーシート（○○大学○○学部○○）」とわかりやすい名前を付けることがポイントです。
そして、面接の日程を調整したり、お礼のメールをする時も、メールの内容が伝わる件名を付けましょう。
日程調整の際は、都合の良い日程を希望順でいくつか提示したり、お礼メールを送るときは、具体的なエピソードも交えることが成功する術の一つですよ。
企業担当者にアピールするメールの書き方
就活で企業に送るメールは、業務連絡以外に自分をアピールする場でもあります。
せっかく時間をかけて内容を考えるのであれば、採用担当者に自分をアピールしてみませんか。
ここでは、企業担当者にアピールするメールの書き方を紹介していきます。
メールでの自己PRのコツ
就活メールでは、業務的な連絡だけでなく自分のアピールポイントを伝えることもできます。
たとえば、会社説明会や選考に参加し、入社したい意欲が高まったことを伝えたり、仕事で活かせるスキルを持っていることを強調したりなどです。
メールなので、長々と書くことはできませんが、自分のアピールポイントが伝わることを一文付け加えるのは効果的ですよ。
その企業で働きたい意思や、企業とマッチしている点などを伝えられるといいですね。
面接日程調整やお礼メールのマナー
企業に送るメールは、面接の日程調整やお礼メールが多いと思います。
これらのメールは、就活生のほとんどが同じ内容になってしまいがちです。
そこで、採用担当者にアピールするには、一工夫する必要があります。
日程調整メールであれば、希望順に候補を並べたり、お礼メールであればお世話になった社員さんの名前を出したりなどです。
テンプレートの文章に一言付け加えるだけで、気を遣えることや熱意がアピールできますよ。
就活生必見！企業へのメールでやってはいけないこと
企業にメールを送るときは、テンプレートを調べて参考にする人が多いと思います。
しかし、個人的な話を送るときは「これでいいのかな」と心配になりますよね。
就活メールで失敗しないためには、念入りな確認が大切です。
そこで、最後に企業に送るメールでやってはいけないことを2つ解説します。
メールでの失敗例とその回避方法
就活メールでよくある失敗は、以下の通りです。
件名がない
宛名が間違っている
挨拶がない
署名がない
誤字脱字
読みにくい文章
内容がわかりづらい文章
営業時間外に送っている
返信が遅い
就活用アドレスでない
これらのミスを回避するには、メールの基本ルールをおさえ、一つひとつ順番に丁寧に書いていくことが大切です。
慌てて書いてしまうと漏れが発生するので、ゆっくり時間をかけましょう。
また、声に出して文章を読み上げ、おかしな箇所がないか確認することも重要ですよ。
プロフェッショナルなメールコミュニケーションのためのチェックリスト
就活メールで失敗しないためには、メールを送る前に再チェックすることが大切です。
これから企業にメールを送る人は、以下のチェックリストを活用してみてください。
件名は入っているか
正しい宛先か
挨拶は書いたか
連絡先を含めた署名があるか
誤字脱字がないか
就活用のアドレスか
ファイルは添付されているか
指定されたファイル形式か
営業時間内に送れるか
