【就活】シーン別の例文あり｜好印象を与えるメールの書き方を解説！

最低限知っておくべきメールのマナー

就活をスタートすると、企業にメールを送る機会が増えます。

しかし、学生のうちは企業にメールを送ることはほとんどないため、初めての人も多いでしょう。

そこで、まずは最低限しておくべきマナーをおさえていきましょう。

宛先は指定通りでOK

まずは、メールの宛先です。

指定がある場合はその通りに記載しましょう。

特に指示がない場合は、採用担当者様で問題ありません。

担当者個人の名前があいまいな時も、間違えるよりは採用担当者様の方が無難でしょう。

自分のメールアドレスにも注意を

就活関連で企業にメールを送る時は、自分のメールアドレスにも注意してください。

なぜなら、ふざけているようなものや、趣味の単語だと印象が下がってしまうからです。

基本的には大学で発行したアドレスを使うのが無難です。

新しく作る場合も、名前や大学名などあなただとわかるシンプルなアドレスにしましょう。

正しい日本語を使用する

企業にメールを送る際は、もちろん敬語ですが、正しい日本語かどうかも注意しましょう。

学生が間違えやすいのは以下です。

• 御社×貴社〇
• ～なんです×～です〇
• 見れる×見られる〇（ら抜き言葉）
• 了解です×承知しました〇
• よろしかったでしょうか×よろしいでしょうか〇

話し言葉では違和感がなくても、活字にすると間違えている場合が多いので気を付けましょう。

送る時間帯も気をつけよう

企業にメールを送る際は、送信する時間帯にも注意が必要です。

メールを受け取る側は、勤務時間内に確認するため、企業の営業時間に合わせてメールを送りましょう。

どうしても、勤務時間外になりそうな場合は、一言謝罪を入れておけるといいですね。

24時間以内には返事をする

企業からメールが届いたら、24時間以内の返信をこころがけましょう。

なぜなら、正しいメールアドレスに送れているか、届いているかが心配になってしまうからです。

また、日程調整や参加意思を確認する場合、返信が遅れるとスケジュールがズレてしまう恐れがあります。

なるべく早い返信を意識しましょう。

各項目での注意点

企業に送るメールはミスが心配ですよね。

せっかく丁寧に時間をかけて書いても、1つミスがあると印象が変わってしまいます。

そこで、ここからは各項目での注意点を解説します。

ミスがないように細かなところまでチェックしましょう。

①宛名

宛名はミスがあると送りたい人に届かない可能性があるため、要注意です。

担当者の名前がわかるときは、「会社名・部署・氏名様」を記入しましょう。

担当者の個人名がわからないときは、無理に名前は書かず、「ご担当者様」で大丈夫です。

個人宛に書いた方がメールの内容が伝わりやすい場合もあるため、面接を受けたり、話したことがある社員の名前は覚えておきましょう。

②挨拶

メールの序盤には挨拶を書きます。

出だしは「お世話になっております。○○大学○○学部の（氏名）と申します」で大丈夫です。

朝に送る場合は「おはようございます」などがあってもいいですね。

また、面接を受けた後の場合は「先日はありがとうございました」など一言入れられると印象が変わるでしょう。

③内容

本文は、できるだけ簡潔に、そして見やすく書きましょう。

長文で文字が詰まっていると読みにくいため、改行したり工夫が必要です。

また、羅列する場合は箇条書き、数字は半角算用数字で揃えるなど、細かな配慮で読み手のことを考えましょう。

スラスラ読めるものだと、内容も伝わりやすくなり、解釈ズレも起こりにくくなりますよ。

④最後の挨拶

本文の締めには、「引き続きよろしくお願いいたします」など一言添えましょう。

何か依頼する場合は「お手数ですが、ご確認のほどよろしくお願いいたします」、謝罪する内容であれば「この度はご迷惑をおかけしてしまい、大変申し訳ございません。何卒よろしくお願いいたします」、回答を待つ場合は「お手数ですが、ご確認いただき、ご返答いただけますようお願い申し上げます。」などです。

一言あるかないかでだいぶ変わるため、締めの挨拶は意外と重要と言えます。

シーン別メールの書き方例

就活で企業に送るメールにはいくつか定番のパターンがあります。

はじめと締めの挨拶はあまり変わりませんが、本文は内容によってバラバラです。

どんなことを書けばいいか迷う学生も多いと思うので、最後にシーン別で例文をご紹介します。

・OB/OG訪問の依頼するとき

メール本文

この度は、OB/OG訪問についてお願いしたいことがあり、ご連絡いたしました。

貴社の事業や○○部署の業務内容について理解を深めたいため、OB/OG訪問をさせていただきたいと思っております。

希望の日時は以下の通りです。

〇月〇日（）〇時～〇時

〇月〇日（）〇時～〇時

〇月〇日（）〇時～〇時

お忙しいところ恐縮ですが、ご検討のほどよろしくお願いいたします。

・ESや履歴書を提出するとき

メール本文

1次選考のESをPDFにて送付します。

お忙しいところ恐縮ですが、ご確認のほどよろしくお願いいたします。

・面接の日程調整をするとき

メール本文

この度は、2次面接の日程調整をお願いしたくご連絡いたしました。

希望の日時は以下の通りです。

〇月〇日（）〇時～〇時

〇月〇日（）〇時～〇時

〇月〇日（）〇時～〇時

お忙しいところ恐縮ですが、日程調整よろしくお願いいたします。

・面接後にお礼のメールを送るとき

先日はお忙しいところ面接のお時間をいただきまして、ありがとうございました。

〇〇様の（業務内容）の話をお聞きし、私が入社したら担当する業務のイメージが鮮明になりました。

また、新たに〇〇事業にも興味を持ったため、より貴社への入社意欲が高まりました。

引き続きよろしくお願いいたします。

・選考を辞退するとき

メール本文

この度は、2次選考の結果をご連絡をいただき誠にありがとうございます。

貴社の選考に合格させていただき、大変嬉しいのですが、諸般の事情により今後の選考を辞退させていただきたくご連絡いたしました。

お忙しい中お時間を取っていただいたにもかかわらず、このような結果になってしまい、大変申し訳ございません。

誠に身勝手なお願いで大変恐縮ですが、何卒ご容赦くださいますよう、お願い申し上げます。

また、本来であれば直接お詫びすべきところ、メールでのご連絡となったこと重ねてお詫び申し上げます

末筆ながら、貴社のますますのご発展とご活躍を心よりお祈り申し上げます。

・内定を検討したいとき

この度は、内定のご連絡をいただき誠にありがとうございます。

貴社の事業内容や社風に魅力を感じていますが、今後の人生に関わる重要なことですので、就職活動を全うしたうえで決断したいと考えております。

誠に身勝手なお願いで申し訳ございませんが、〇月〇日（）まで内定の返事をお待ちいただくことは可能でしょうか。

ご迷惑をおかけし、申し訳ございませんがご検討のほどよろしくお願いいたします。

・内定を承諾するとき

この度は、内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。

貴社からの内定をありがたく、お受けさせていただきたいと思い、ご連絡いたしました。

第1志望の貴社から内定をいただきまして、大変嬉しい所存です。

入社後は、1日も早く貴社に貢献できるよう日々成長して参りますので、どうぞよろしくお願いいたします。

・内定を辞退するとき

この度は、内定のご連絡をいただきまして、誠にありがとうございます。

検討させていただいた結果、大変恐縮でございますが、別の会社に入社することを決断したため、貴社の内定は辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。

貴重なお時間を取っていただいたにもかかわらず、このような結果となってしまい、大変申し訳ございません。

また、本来であれば直接お詫びすべきところ、メールでの連絡となったこと重ねてお詫び申し上げます。

末筆ながら、貴社のますますのご発展とご活躍を心よりお願い申し上げます。

まとめ

今回は、就活で企業に送るメールについて解説しました。

就活を始めるといろいろな場面でメールを送る機会が増えます。

失礼のないように、マナーを確認し、ミスのないメールを送りましょう。