【中編：極意伝授】長期インターンで差をつける！メール対応の上手な書き方と送り方
メール業務の基本作法と効果的な書き方とは？
クリアでコンパクトな件名の作成
ビジネスメールでは、件名が非常に重要です。一目で内容が理解でき、検索しやすいフレーズを選びましょう。
これにより、受信者はメールの優先度を即座に判断できます。
礼儀正しい挨拶と結びの言葉
メールを開始する際は、適切な宛名と共に丁寧な挨拶を忘れずに。
結びには、「よろしくお願いいたします」など、敬意を表すフレーズを用いることが一般的です。
効果的なコミュニケーション技術
メール作成時の注意点
メールの本文では、主要なポイントを先に述べ、読み手の理解を助けます。
重要な情報は明確にし、強調することで、メッセージが伝わりやすくなります。
正しい敬語を使う
ビジネスマナーとして、敬語は必須で押さえておきましょう。言葉遣い一つで相手に伝わる印象が変わってしまうので、
ここでは社内と社外に関する敬語の使い分けには気を付けましょう。
社内・社外問わず、上司や先輩、取引先相手など、目上の人には「尊敬語」を使い、社内の内容について社外の人に話す場合は「謙譲語」を使いましょう。
尊敬語の例文:「田中部長がご指導くださいます。」ここでの「ご指導くださいます」は、田中部長の行動に対する尊敬を表しています。
謙譲語の例文:「私がご報告申し上げます。」この場合の「ご報告申し上げます」は、自分の行動を低める表現であり、相手に対する敬意を示しています。
ビジネスシーンでは、これらの敬語を適切に使い分けることが、相手への敬意を表し、良好な関係を築く上で非常に重要です。
【参考】【正しいビジネス敬語の使い方】間違いやすい言い回しや実例を紹介 - CANVAS｜若手社会人の『悩み』と『疑問』に答えるポータルサイト
ネガティブワードを使用しない
ビジネスメールでネガティブな言葉遣いは避け、肯定的な表現を心掛けましょう。「～できません」や「～は無理です」といった否定的な表現の代わりに、「～であれば可能です」というように、ポジティブな言い回しを使うことが重要です。これにより、印象を良く保ちながら、必要な情報を伝えることができます。
返信が欲しいときは事前に期限を伝える
明確な返信期限がある場合、事前にその期限を相手に伝えることで、業務の遅延を防ぐことができます。例えば、「大変恐れ入りますが、〇月〇日までにご返信頂けますと幸いです」と文末に付け加えることが良いでしょう。
ブレッドや線を活用して内容を強調する
メールは視覚的に読みやすい方が相手に情報が伝わりやすくなります。その工夫の一つとして、ブレッド（・）や線（＝）などを活用して内容が一目でわかるように記載するとよいでしょう。
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・〇月〇日（〇）▲▲：▲▲～
・〇月〇日（〇）▲▲：▲▲～
・〇月〇日（〇）▲▲：▲▲～
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結びの挨拶も忘れずに書く
ビジネスメールの結びの挨拶は、相手への敬意と感謝を表します。
一般的には、以下のような挨拶が挙げられます。
・「この度はご対応いただきありがとうございました。何卒よろしくお願い申し上げます。」
・「引き続き、ご指導ご鞭撻のほどを宜しくお願い致します。」
・「取り急ぎのメールとなり恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。」
これらの挨拶は、メールの終わりに相手に対する礼儀を示す重要な部分です。
送り先を間違えてしまった場合の対応
電話で謝罪する
メールを誤って送信してしまった場合、直接電話で謝罪することが最も効果的です。直接のコミュニケーションにより、誠実さを伝え、誤解を早急に解消できます。事の大きさにもよりますが、基本的には相手の時間を取ってしまうということを念頭に置き、判断するようにしましょう。
メールを送る
電話での謝罪が難しい場合は、誤送信した相手に対して、メールで謝罪を行いましょう。その際、誤送信の事実を明確にし、不便をかけたことへの謝罪の意を伝えます。
誤送信を防ぐための対策を取る
誤送信を防ぐためには、送信前に送り先の確認を徹底することが重要です。また、メールクライアントの設定で送信前に確認のダイアログを表示させるなど、ミスを防ぐ仕組みを利用することが推奨されます。
